Un padre e un figlio sono a una fiera di settore e passano davanti a un gazebo di animali. Il figlio chiede al padre: “papà voglio una tartaruga” e il padre gliela prende.

Tornati a casa il bambino va in camera e – dopo un pò – chiama il padre e gli dice che la tartaruga “sopra è fredda e sotto è calda” e… il papà: “Cosa?” e il figlio: “non parte! non parte!”

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La gestione di una fiera si divide in 3 momenti principali: l’organizzazione pre-fiera, la gestione dell’evento e la gestione delle attività post-fiera.

Organizzare una fiera B2B significa creare un’occasione di contatto diretto fra l’azienda e gli interlocutori del tuo mercato. Oggi le aziende hanno molti modi per far conoscere le proprie novità e per rimanere in contatto con i propri clienti e potenziali clienti: la comunicazione digitale, l’organizzazione di open house o altri eventi mirati a gruppi specifici di clienti e così via. Sta a te capire se la fiera può essere uno strumento ancora valido per il tuo mercato.

  • l’organizzazione pre-fiera
  • lo svolgimento della fiera
  • il post fiera

Alcune attività organizzative del pre-fiera sono:

…individuare l’evento fieristico più idoneo cui partecipare in relazione al piano di business aziendale, individuare il tipo di presenza prevista e di conseguenza la dimensione dello stand, avviare e mantenere i contatti con l’organizzazione per effettuare la registrazione all’evento, valutare la posizione assegnata e l’acquisto dei servizi, selezionare un fornitore di stand fieristici con il quale sviluppare il progetto dello stand, organizzare la partecipazione del personale per il presidio dello stand, collaborare con la forza vendite, fornire i biglietti espositori per l’ingresso, i badge identificativi, indicare il dress code per coloro che sono in servizio presso lo stand. Se l’ente fiera lo prevede, a chi parteciperà alla fase di installazione e preparazione dei prodotti, dovrai procurare il ‘pass allestitori’ e il ‘pass automezzi’, organizzare i prodotti da esporre, le grafiche, le targhette esplicative, eventuali monitor e quant’altro, pianificare la documentazione o gli omaggi che saranno necessari, organizzare presso lo stand eventuali catering/eventi/conferenze stampa/presentazioni programmate con i clienti, ma anche organizzare pernottamenti e trasporti (in genere non spetta a te ma dovrai informare con largo anticipo chi si occupa delle prenotazioni alberghiere. Le strutture vicino agli enti fieristici sono spesso prenotate di anno in anno).

Occorrerà, poi, pianificare le attività di comunicazione della tua presenza in fiera: inviti con email-marketing, articoli su riviste di settore, strilli (ovvero l’indicazione che siete in fiera da aggiungere alle eventuali pagine pubblicitarie che avete in uscita prima della fiera stessa), seguire l’allestimento ed essere presenti allo stand l’ultimo giorno per verificare che tutto sia a posto (non lo è mai) e intervenire dove serve.

Alcune attività durante lo svolgimento della fiera sono:

…presidiare lo stand almeno il primo giorno di apertura della fiera per verificare che tutto sia a posto, organizzare la raccolta dei dati dei visitatori con i rapporti visita o altri strumenti, presenziare a tutti gli eventi che hai eventualmente organizzato, verificare che tutto il personale in servizio allo stand sia formato e pronto ad accogliere i visitatori, accogliere i giornalisti e verificare le caselle stampa dell’ente fiera, gestire la fatturazione della fiera e gli eventuali ‘buoni di uscita’, promuovere la presenza nei social in tempo reale.

Alcune attività per il post fiera:

…gestire i contatti raccolti durante la fiera, trasferirli nel CRM o altro supporto digitale utile per la creazione di un database dei contatti fiera, gestire le attività di comunicazione post fiera e l’avvio, entro pochi giorni dalla fine dell’evento, della campagna Email marketing di ringraziamento per la visita allo stand. Ogni messaggio dovrà essere personalizzato come minimo con il nome, cognome, titolo della persona. Come promemoria è molto utile inserire anche gli argomenti discussi in fiera. Gestire lo smontaggio dello stand e il ritorno in sede dei prodotti esposti.

Ancor prima di organizzare una fiera B2B bisogna decidere dove andare:

…se la tua azienda non ha già una storia di presenza alle fiere o di appuntamenti a cui non può mancare, oppure se vuole valutare nuovi eventi, dovrai selezionare le fiere idonee per il tuo mercato di riferimento. Il punto di partenza è avere chiaro gli obiettivi commerciali e di sviluppo del mercato e su quale settore industriale si vuole puntare. Si dovrà sviluppare il mercato italiano e/o quello estero? E in questo ultimo caso quali sono i paesi su cui si vuole puntare? Detto questo ci sono due domande che ti devi porre prima di tutto: c’è una fiera indicata per il mio specifico prodotto visitata da tutti coloro che cercano quel prodotto? Se non c’è, quali sono le fiere del/dei mercati di riferimento della mia azienda?

Se vendi martelli, ad esempio, le possibilità per questo prodotto sono due:

…la fiera nazionale o internazionale dei martelli. Dove espongono tutte le aziende che producono martelli ed è visitata dalle aziende B2B che devono usare i martelli. Ma c’è veramente una fiera dedicata ai martelli? Probabilmente no. Dovrai quindi cercare tipologie di fiere di settori affini che utilizzano il tuo prodotto.

…la fiera nazionale o internazionale dell’edilizia: dato che questo è un settore di riferimento per il martello, questa è la fiera a cui dovrai guardare. Sarà una fiera in cui espongono tutti coloro che hanno prodotti o servizi per l’edilizia e sarà visitata da aziende B2B che sono attive nell’edilizia. Per valutare se una fiera può essere interessante per la tua azienda, oltre alla descrizione della fiera puoi controllare i settori merceologici e le aziende che hanno esposto nell’edizione precedente, valutando anche la presenza o meno della concorrenza.

Capitan M

Realizzare il piano fiere

Il piano fiere ti aiuta a identificare quali sono gli eventi a cui potresti partecipare per poi condividerlo con la direzione generale e commerciale. Ci sono diversi siti che pubblicano gli eventi.

Eventeye è uno di questi SITO FURBO 1, raccoglie le informazioni di tutti gli eventi fieristici nel mondo con le date di svolgimento. Puoi cercare per data, tipologia di evento, luogo, ma purtroppo, non si possono incrociare queste informazioni e quindi dovrai lavorare con un foglio elettronico per estrapolare i dati che ti servono.

Un altro sito è M+A Expodatabase SITO FURBO 2  nel quale possono essere fatte delle ricerche incrociate per tipologia, nazione, periodo. Altre fonti d’informazione sono la forza vendite e i Product manager. Individuati gli eventi ai quali la tua azienda potrebbe partecipare, sei pronto per redigere il tuo piano fiere.

 

AUGURI

FRANK LANTERNA